Usaha vending machine juga butuh komunikasi yang baik

Motorola_HT_Terbaik

Kisah nyata tentang pengalaman saya dalam dunia pekerjaan. Saya bekerja di perusahaan pengadaan barang vending machine. Kalau temen – temen belum tahu, vending machine adalah mesin otomatis untuk pembelian air minum dalam kemasan. Di Indonesia belum banyak vending machine, tapi kamu bisa temui di kampus – kampus, Gedung perkantoran atau biasanya ada di beberapa halte busway.

Karena ini juga adalah bisnis baru untuk saya, jadi saya juga masih mempelajari system kerjanya bagaimana. Untuk urusan pembelian barang vending machine itu sudah ada bagian teknis sendiri, nah kalau saya ini bagian distribusi replenish atau bagian pengisian vending machine nya. Jadi setiap hari saya dan tim admin harus cek masing – masing vending machine yang kita punya stok nya semana, jangan sampai habis, bisa mengecewakan calon pembeli kan.

Kesulitan yang dihadapai sebenarnya bukan dibagian kantor kami, tapi lebih kepada bagian lapangan, kenapa? Karena kami harus punya surat ijin keluar masuk Gedung, loading permit bahasanya. Dan tiap – tiap penjaga Gedung tidak sama orang nya, kadang ada yang mempermudah pekerjaan kami, tapi kadang ada yang mempersulit, biasanya orang – orang yang baru, karena mereka belum terlalu mengerti untuk prosedur keluar masuk barang. Maksudnya mempersulit misalnya, tim lapangan kita tidak boleh masuk berbarengan karena lift penuh, atau tim kami satu harus lapor keatas sementara satu lagi jaga barang dibawah. Padahal sebenarnya dengan menunjukan loading permit yang kami punya, penjaga bawah sudah bisa kasih kita ijin akses untuk naik keatas dan melaksanakan pekerjaan kami, tapi mungkin karena dia baru dan melihat kami membawa barang yang berdus – dus jadi timbul ke khawatiran untuk nya.

Pernah satu hari kejadian seperti tadi terjadi, tim kita diminta untuk bolak balik minta tanda tangan, yang bikin repot lagi, loading permit yang sudah ada Cuma jadi lampiran, sementara mereka seperti diminta untuk buat loading permit lagi, dan harus di tanda tangani oleh kedua tim kami, dan kondisinya tim kami kan terpisah satu diatas urus surat satu lagi dibawah jaga barang, tim yang diatas ga mungkin turun ke bawah karena jika diai turun maka nanti dia akan antri lagi untuk pengurusan suratnya, mau minta yang naik untuk keatas juga sulit, karena di bawah yaitu basement tidak ada signal, jadilah hari itu menjadi hari yang super ribet untuk kedua tim kami itu.

Nah, pengalaman ini ga akan pernah terlupakan oleh kami di office yang mengurus loading permit dan kerjasama dengan Gedung, apalagi tim lapangan, mereka jadi waswas jika akan mengalami hal serupa, karena jumlah vending machine kami lumayan banyak dan di lokasi yang berbeda – beda pelayanan perijinannya.

Salah satu solusi yang akhirnya terpikir oleh kami tim office adalah dengan membekali tim lapangan kami dengan alat komunikasi selain Handphone yaitu handy talkie atau  biasa kita sebut HT. Peralatan elektronik dan fungsi nya akan sangat membantu tim lapangan kami dalam hal komunikasi dan koordinasi. Fungsi yang paling diandalkan adalah mudahnya komunikasi tanpa signal, jadi jika salah satu berada diluar jangkauan signal telepon HT bisa diandalkan, selain itu juga bebas pulsa. Maksudnya penggunakaannya cukup menyamakan nomor frekuensi yang sama setelah itu bisa langsung digunakan.

Karena jujur saja, yang ditemui oleh tim lapangan bukan hanya masalah loading permit yang ribet. Kadang ada juga yang dalam satu tim lebih dari dua orang karena pengisian vending machine yang jumlahnya lumayan banyak disatu lokasi yang sama. Nah, di kondisi seperti juga sangat dibutuhkan komunikasi dan koordinasi yang efektif. Dengan bantuan atau menggunakan HT pada masing – masing personal memudahkan mereka dalam berkomunikasi dan koordinasi.

Menurut saya, handy talkie ini adalah peralatan yang canggih. Karena kebetulan kantor saya membeli yang spesifikasi nya tidak tanggung – tanggung. Handy talkie yang kami bekali ke tim yang memiliki beberapa fitur salah satunya vibrate alert, jadi kalau mereka sedang pengisian di ruang perkantoran, kita kan harus sopan untuk tidak berisik, jadi bisa di kecilkan volume nya tetapi tetap tahu jika ada panggilan masuk dari tim yang lain.